Ashley之阿莎莉一點都不阿沙力

作者：蕭浩森 kc_hsiao@hmg.com.tw （本文摘自《PC Office》NO.106　5月號）

　　身為忙碌的上班族，當遇到有事必須呈核老闆同意或協調其他單位或公司時，不免就要撰寫公文了，然而公文的格式有哪些？正式公文該有哪些項目？套一句現在最流行的話：你有受過公文撰寫的專業訓練嗎？

　　別擔心，Office Word橫式公文精靈幫你輕鬆搞定一切！因應政府橫式公文的需求，微軟推出「Office Word 橫式公文精靈」，幫助使用者輕鬆撰寫、匯入、匯出各種標準格式的橫式公文，你將不再需要逐條、逐項的苦思公文內容，更不必為公文格式的編排而費心！

　　本文將以總務單位主管使用Microsoft Word公文精靈4.0，處理該公司各單位新進員工申請新的電腦設備為例，先將彙整好的採購需求提案呈請總經理核示，再依所核示之方案對外行文。希望一般企業能善加利用Microsoft Word公文精靈4.0，來提升公文撰寫效率。

Microsoft Word公文精靈目前最新版本為4.0的更新版，在Microsoft網站提供有免費下載的執行檔。在使用公文精靈的第一步，當然是要先下載，再進行安裝。目前「Microsoft Office Word 公文精靈4.0」可支援的版本包括 Word 2000、Word 2002、以及Word 2003。

1.先到公文精靈的下載位址： http://www.microsoft.com/taiwan/office/govcd/ ，在這裡點選「Download」按鈕。

2.下載完成後，即執行安裝程式「gd40_2x.exe」，在這裡依照精靈指示按下「是(Y)」按鈕即可安裝完成。

3.一旦安裝完成後，在「開始」/「程式集」裡就可以看到「Microsoft Word公文精靈4.0」，這樣表示您已安裝成功。

開始使用「公文精靈4.0」來完成一份要呈給總經理的公文，請總經理就總務單位對於新進同事人數與現有電腦設備數量評估後，核定採購的方案，此時要先完成一份屬於「簽」的文件。公文精靈提供了六大步驟，依照所需填寫的欄位逐一填入文字後，便可以直接製作出一份正式公文。

1.公文精靈的「步驟6之1」為歡迎畫面，按「下一步」進入到「步驟6之2」，接著可以選擇要「製作新的公文文件」或是「匯入公文檔案」，在此我們需要製作新的公文，並選擇「簽」文件。

2.於「步驟6之3」對話窗中，依序輸入「全銜」：即發文單位，「受文者」：即受文對象，「署名」：即為發文者，以上欄位可以空白待稍後再填。

3.於「步驟6之4」對話窗中，依序輸入「發文字號」、「第」、「之」，「主旨」：即為本公文目的，「交換機制」：如要列印出來供長官批示，可選用「非電子交換文稿」。

4.最後是「步驟6之6」對話窗，表示已完成公文撰寫的初步工作，按「完成」鈕即可。

公文精靈所做的步驟，旨在為使用者訂出本類型公文之「範本」，而公文內容中如擬辦、敬呈、日期等項目，無法在「公文精靈」步驟中一一完成，但是公文精靈會在Word上方的工具列中，新增一個「公文輔助指令集」工具列，可以利用它來進行公文後續動作。

1.回到Word視窗，可看到初步完成的公文內容。當輸入完「說明」內容後，將整段反白，再按「公文輔助指令集」中「分行條列」/「編號」，即可看到該段文字已加上編號。

2.點選上方工具列的「範本格式」，可看出「公文精靈」已全部納入「範本」，方便使用者就不同的欄位進行字體大小和行距的修改。

3.正式公文的右上角都會有「檔號」、「保存年限」等欄位，在這裡你可以使用「公文輔助指令集」\「蓋章戳」\「檔號」，在右上方打上檔號章戳。如此就順利完成一份可呈給總經理批示的正式公文。

經總經理批示核可，依照總務單位評估項目辦理採購作業，這時就要趕緊發文到販售電腦設備的廠商，請廠商提供相關電腦設備的規格、報價等資料，以方便公司進行採購作業。在這裡我們採用「函」的公文格式當做範例。

1.啟動「公文精靈」後，直接按「下一步」鈕。這次在「步驟6之2」對話窗中，我們選定「函」文件當做練習範例。

2.於「步驟6之3」對話窗中，依序輸入「全銜」：本公司名，「受文者」：廠商名，「署名」：本公司總經理。

3.於「步驟6之4」對話窗中，依序輸入「發文字號」、「第」、「之」、「主旨」。「機關地址」可填入公司地址，「連絡人」為本次採購發文對外窗口，即為總務室。「交換機制」：因為是列印出來郵件給廠商，因此選用「非電子交換文稿」。

進行完上一步驟所產生的公文，接下來當然是後續的處理，把一些剛剛未填寫的項目補填上去，一樣可以使用「公文輔助指令集」工具列來完成。灰色的部份就是「公文精靈」建議的填寫欄位，可以視需要填寫或刪除。

1.使用「公文輔助指令集」\「地址列印」功能，輸入廠商的「郵遞區號」及「郵寄地址」，請點選「按一下這裡並鍵入郵遞區號」的灰底文字，輸入廠商地址所在的郵遞區號。

2.利用同樣的方法，輸入「郵寄地址」。如此將公文折疊放入信封後，剛好可從信封上的透明窗中顯示受文者的姓名、地址等寄送資訊。

3.終於完成任務了，把公文列印出來寄出去吧！別忘了記得把剛剛完成的公文存檔備份喔！